Papierlos fakturieren: So funktioniert die Umstellung auf E-Rechnungen
Einleitung Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen heute noch immer klassisch als PDF per E-Mail oder sogar in Papierform per Post. Auf den ersten Blick scheint das einfach und ausreichend. Doch spätestens mit der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, die schrittweise umgesetzt wird, kommen Fragen und Unsicherheiten auf. Unternehmen stehen plötzlich vor der Herausforderung, neue technische […]
ZUGFeRD, XRechnung & Co: Welche E-Rechnungsformate sind relevant?
In vielen Unternehmen herrscht Unsicherheit, wenn es um das Thema elektronische Rechnungen geht. Dabei kursieren zahlreiche Begriffe wie „ZUGFeRD“ oder „XRechnung“ – und schnell entstehen Missverständnisse darüber, was tatsächlich als elektronische Rechnung anerkannt wird und welche Formate für welchen Einsatzzweck geeignet sind. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen […]
E-Rechnung in KMU einführen: Was Sie jetzt wissen müssen
Kennen Sie das auch? Eine neue Rechnung flattert per E-Mail ins Postfach und keiner weiß genau, wie man damit umgehen soll. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen derzeit genau vor dieser Herausforderung. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Doch während die reine Empfangsbereitschaft mit einem E-Mail-Postfach einfach […]
Papierlos arbeiten: Wie ein DMS Ordnung, Effizienz und Rechtssicherheit schafft
Einleitung In vielen Unternehmen sieht der Alltag noch immer so aus: Dokumente stapeln sich in Aktenschränken, Ordner füllen ganze Archive im Keller, und wenn man ein bestimmtes Dokument braucht, beginnt die hektische Suche durch unzählige Ablagen. Besonders wenn Unterlagen verloren gehen oder wichtige Fristen übersehen werden, zeigt sich, wie problematisch die klassische Papierverwaltung tatsächlich sein […]
DMS und Datenschutz: So bleiben Ihre Dokumente sicher & DSGVO-konform
In vielen Unternehmen sind Dokumente oft unzureichend geschützt und unübersichtlich abgelegt. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter versehentlich Zugriff auf sensible Daten haben, die nicht für ihre Augen bestimmt sind. In der Praxis passiert es täglich, dass Unterlagen wie Bewerbungsunterlagen, Verträge oder Rechnungen unkontrolliert auf Schreibtischen oder in nicht geschützten Ablagen landen und so der Datenschutz […]
Welche Vorteile bietet ein digitales DMS für kleine Unternehmen?
Einleitung Viele kleine Unternehmen kennen das Problem: Papierdokumente stapeln sich auf Schreibtischen und in Aktenschränken, Ordner verschwinden im Keller und wichtige Informationen sind nur schwer wiederzufinden. Die Zeit, die mit dem Suchen und Organisieren von Dokumenten verbracht wird, fehlt anschließend bei produktiveren Tätigkeiten. Gerade kleine Betriebe, die mit begrenzter Personalkapazität arbeiten, spüren diese Belastung besonders […]
Was kostet ein DMS – und wann lohnt sich die Investition?
In vielen Unternehmen stapeln sich Papierberge auf den Schreibtischen, und Mitarbeiter verbringen täglich unnötig viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten. Rechnungen, Lieferscheine und andere Unterlagen liegen verstreut in Ordnern, Aktenschränken und auf Laufwerken. Das kostet wertvolle Arbeitszeit und führt regelmäßig zu Fehlern, weil die aktuelle Version eines Dokuments nicht eindeutig auffindbar ist. Wenn […]
DMS für KMU: So behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente
Papierstapel auf dem Schreibtisch, unzählige Ordner in Regalen, und ständig die Frage: „Wo finde ich dieses eine Dokument jetzt genau?“ Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kennen dieses Szenario nur zu gut. Dokumente werden oft mehrfach abgelegt, doppelt ausgedruckt oder an mehreren Stellen digital gespeichert. Das kostet nicht nur Platz, sondern auch wertvolle Zeit und […]
Digitale Aktenstruktur aufbauen: Tipps für die Einführung eines DMS
In vielen Unternehmen herrscht ein Dokumentenchaos: Aktenordner stapeln sich in Schränken und Kellerräumen, wichtige Unterlagen sind oft nicht auffindbar, und Mitarbeitende verbringen wertvolle Zeit damit, Dokumente in verschiedenen Ablagesystemen zu suchen. Gerade wenn der Überblick fehlt, leidet die Effizienz erheblich. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen kämpfen oft mit diesem Problem, weil gewachsene Strukturen und […]
Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe – so gelingt der Umstieg
Im Alltag eines Handwerksbetriebs ist es oft hektisch. Zettelwirtschaft, Rapportzettel, Auftragsunterlagen, Lieferscheine und Rechnungen stapeln sich schnell auf Schreibtischen, in Autos und Werkstätten. Dokumente verschwinden manchmal sogar komplett oder tauchen erst Wochen später wieder auf, wenn sie dringend gebraucht werden. Das ständige Suchen und Nachfragen kostet wertvolle Arbeitszeit, sorgt für Stress und mindert am Ende […]