Wie skaliere ich ein DMS auf über 20 verschiedene Dokumentenarten?
Ein DMS beginnt in den meisten Unternehmen mit einer überschaubaren Zahl von Dokumentenarten. Eingangsrechnungen sind typischerweise der Startpunkt, weil sie hohe Volumina und klare Strukturen haben. Mit zunehmender Erfahrung wachsen die Anforderungen, und das System wird auf weitere Dokumentenarten ausgeweitet. Was als überschaubares Projekt beginnt, wächst über die Jahre zu einer umfassenden digitalen Aktenstruktur, die […]
Wie digitalisiere ich Lieferscheine und Serviceberichte in der Gebäudetechnik?
Lieferscheine und Serviceberichte gehören in der Gebäudetechnik zu den dokumentenintensivsten Vorgängen. Bei jedem Materialeingang entsteht ein Lieferschein, bei jedem Wartungs- oder Serviceeinsatz ein Bericht. Beide Dokumentenarten landen häufig zunächst in Papierform im Betrieb, werden manuell sortiert, abgeheftet und gegebenenfalls in andere Systeme übertragen. Bei einem Gebäudetechnik-Betrieb mit mehreren tausend Lieferscheinen und Servicevorgängen im Jahr summiert […]
Wie reduziere ich E-Mail-Traffic und Anhang-Suche in einem Trockenbau-Betrieb?
In Trockenbau-Betrieben gehört das E-Mail-Postfach längst zu den meistgenutzten Werkzeugen des Arbeitsalltags. Pläne, Nachträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bürgschaften, Bautagebücher und Mängelanzeigen wandern täglich als Anhang durch die Postfächer der Geschäftsführung, Bauleiter und Sachbearbeiter. Was über Jahre als praktische Kommunikationsform begann, hat sich in vielen Betrieben zur tragenden Säule der gesamten Dokumentenverwaltung entwickelt. Wer hier nicht aktiv […]
Wie lange muss ich Lohn- und Personalunterlagen aufbewahren – und wie geht das digital?
Lohn- und Personalunterlagen gehören zu den sensibelsten Dokumenten, die ein Unternehmen verwaltet. Sie enthalten persönliche Daten der Mitarbeitenden, dokumentieren das Arbeitsverhältnis, sind Grundlage für die Lohnabrechnung und müssen bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden können. Klassischerweise werden diese Unterlagen in Papierform in Personalakten geführt, die häufig über mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen. Mit der wachsenden Zahl an […]
Wie wachse ich von der digitalen Eingangsrechnung zur kompletten digitalen Auftragsbearbeitung?
Viele mittelständische Unternehmen beginnen ihre Digitalisierungsreise mit der Eingangsrechnung. Sie ist ein guter Startpunkt, weil sie hohe Volumina hat, klare Strukturen aufweist und schnell sichtbare Effekte erzeugt. Doch die Eingangsrechnung ist nur ein kleiner Ausschnitt der Verwaltungsprozesse in einem Unternehmen. Wer hier stehen bleibt, lässt einen großen Teil des Digitalisierungspotenzials ungenutzt. Die typischen Folgen sind […]
Wie viel Arbeitszeit spart digitales Rechnungsmanagement im Bauhandwerk pro Woche?
Das Bauhandwerk gehört zu den Branchen, in denen das Tagesgeschäft besonders eng getaktet ist. Bauleiter koordinieren Baustellen, Geschäftsführer treffen Entscheidungen zwischen Termine mit Bauherren, und das Büro versucht, die laufende Verwaltung am Laufen zu halten. Mitten in diesem Spannungsfeld stehen die Eingangsrechnungen von Lieferanten, Subunternehmern und Dienstleistern, die geprüft, freigegeben und verbucht werden müssen. Klassischerweise […]
Worauf muss ich achten, wenn ich ein DMS an mein Tourenmanagementsystem anbinde?
Tourenmanagementsysteme sind in der Spedition das operative Herzstück. Sie verwalten Aufträge, Fahrer, Fahrzeuge, Routen und Abrechnungen und bilden damit das gesamte tägliche Geschäft ab. Wer in seiner Spedition zusätzlich ein Dokumentenmanagementsystem einführt, steht früher oder später vor der Frage, wie beide Systeme sinnvoll miteinander verbunden werden. Eine isolierte Lösung würde nur einen Bruchteil des möglichen […]
Wie digitalisiere ich Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Handelsunternehmen?
In einem mittelständischen Handelsunternehmen sind Eingangsrechnungen ein zentraler Bestandteil der täglichen Verwaltungsarbeit. Lieferanten von Komponenten, Bauteilen, Zubehör und Dienstleistungen senden im Tagesgeschäft mehrere hundert Rechnungen pro Monat, oft mit langen Positionslisten und unterschiedlichen Lieferanten-Layouts. Klassischerweise werden diese Belege geöffnet, geprüft, manuell weitergeleitet und schließlich von Hand in die Buchhaltung übertragen. Dieser Prozess ist über Jahre […]
Wie führe ich ein DMS in einem Gebäudetechnik-Betrieb mit über 5.000 Dokumenten pro Monat ein?
Gebäudetechnik-Betriebe verarbeiten ein erstaunliches Dokumentenvolumen. Eingangsrechnungen von Lieferanten, Ausgangsrechnungen an Kunden, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Wartungsberichte, Prüfprotokolle und projektbezogene Pläne summieren sich schnell auf mehrere tausend Belege pro Monat. Klassischerweise werden diese Dokumente in einer Mischform aus Papier, E-Mail-Anhängen und Dateien auf gemeinsamen Laufwerken verwaltet. Auf den ersten Blick funktioniert das, weil jeder Mitarbeitende einen bestimmten Teil […]
Wie schaffe ich revisionssichere Strukturen für Baustellen-Dokumente?
Im Bauhandwerk gehört eine Vielzahl an Dokumenten zum täglichen Geschäft. Aufmaße, Bauprotokolle, Lieferscheine, Sicherheitsunterweisungen, Materialnachweise und Abnahmeprotokolle entstehen auf der Baustelle und müssen anschließend rechtssicher abgelegt werden. In vielen Trockenbau- und Ausbaubetrieben erfolgt diese Ablage noch immer mit einer Mischform aus Papier, E-Mail-Anhängen und Dateien auf gemeinsamen Laufwerken. Diese Strukturen sind über Jahre gewachsen und […]