Wie sieht ein digitaler Rechnungsprozess in einer Spedition konkret aus?
Speditionen verarbeiten im Tagesgeschäft eine sehr hohe Zahl an Eingangsrechnungen. Frachtführer, Subunternehmer und Lagerpartner schicken regelmäßig Rechnungen, die alle gegen die ursprünglich vereinbarten Konditionen geprüft werden müssen. Klassischerweise erfolgt diese Prüfung durch erfahrene Mitarbeitende, die Zeile für Zeile mit den Touren- und Auftragsdaten im Speditionssystem abgleichen. Was über Jahre eingespielt war, gerät durch steigendes Auftragsvolumen […]
Wie verknüpfe ich Bestellung, Lieferschein und Rechnung in einer digitalen E-Akte?
In jedem Großhandelsbetrieb gehört der Dreiklang aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung zum täglichen Geschäft. Auf jeden Vorgang folgt eine Bestellung beim Lieferanten, später treffen die bestellten Waren mit einem Lieferschein ein, und am Ende verschickt der Lieferant eine Rechnung über die gelieferten Positionen. So eindeutig dieser Prozess klingt, so umständlich ist er in vielen Unternehmen […]
Welche Anforderungen muss ein DMS für Sozialkassen im Baugewerbe erfüllen?
Sozialkassen im Baugewerbe nehmen eine ganz besondere Rolle in der deutschen Bauwirtschaft ein. Sie verwalten Urlaubsansprüche, Rentenbeihilfen und Berufsbildungsleistungen für Hunderttausende von Beschäftigten und arbeiten mit einem enormen Bestand an Formularen, Meldungen und Nachweisen. Viele dieser Vorgänge wurden über Jahrzehnte gewachsene Wege organisiert, häufig mit selbst entwickelten Formulararchiven oder altgedienten Branchenlösungen. Im Tagesgeschäft funktionierten diese […]
Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte bei Zeitarbeitsfirmen?
Personaldienstleister verwalten pro Mitarbeitenden eine erstaunlich umfangreiche Sammlung an Unterlagen. Anders als in klassischen Festanstellungsbetrieben kommt in der Zeitarbeit ein vielfältiger Mix aus arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und kundenbezogenen Dokumenten zusammen. Viele Niederlassungen führen diese Personalakten heute noch in Papierform, geheftet in Ordnern und sortiert nach Filiale, Standort oder Jahrgang. Diese Strukturen waren über Jahre gewachsen und […]
Warum sollte man einen externen Dienstleister für Automatisierungen beauftragen?
Einleitung Viele Unternehmen wissen heute, dass sie Prozesse digitalisieren und automatisieren sollten. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch oft erst danach. Welche Prozesse eignen sich überhaupt für eine Automatisierung? Welche Software passt zum Unternehmen? Welche Abläufe sollten zuerst angegangen werden? Und wie verhindert man, dass aus einem gut gemeinten Digitalisierungsprojekt eine teure Baustelle wird? Genau an […]
Digitale Tools für KMU: Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?
Einleitung Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen irgendwann vor der gleichen Herausforderung: Die Arbeit wird komplexer, die Aufgaben steigen und plötzlich zeigt sich, dass die bisherigen Strukturen nicht mehr ausreichen. Oft taucht dieser Moment dann auf, wenn Mitarbeiter im Alltag ständig zwischen E-Mails, Papierordnern und verschiedenen Insellösungen wechseln müssen, ohne dass ein echtes System dahintersteht. […]
Mitarbeiter entlasten durch Automatisierung – so geht’s ohne Widerstand
Einleitung Viele Unternehmen spüren täglich, wie sehr wiederkehrende Aufgaben das Team belasten. Mitarbeitende kämpfen sich durch Papierstapel, suchen Informationen an verschiedenen Stellen oder wiederholen immer wieder dieselben manuellen Schritte. Gleichzeitig bleibt für wichtige Aufgaben oft zu wenig Zeit übrig, weil die Organisation im Alltag immer wieder ins Stocken gerät. Der Wunsch nach Entlastung wächst – […]
Woran erkenne ich, dass mein Unternehmen digital nachrüsten sollte?
Einleitung In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen zeigt sich täglich ein ähnliches Bild: Die Schreibtische sind voll mit Papier, Informationen liegen verteilt in Ordnern, E-Mails und Notizblöcken, und Mitarbeitende verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit, nach Dokumenten, Daten oder Rückmeldungen zu suchen. Das kostet Zeit, erzeugt Frust und sorgt dafür, dass Abläufe ins Stocken […]
Was kostet Digitalisierung? So planen KMU sinnvoll
Einleitung Viele kleine und mittelständische Unternehmen stehen heute vor der gleichen Frage: Wie kann Digitalisierung helfen – und was kostet sie wirklich? Im Alltag fehlt oft die Zeit, Prozesse kritisch zu hinterfragen, weil der operative Druck groß ist. Mitarbeitende arbeiten mit Papier, E-Mails oder Excel weiter, obwohl klar ist, dass diese Arbeitsweise langfristig Ressourcen bindet […]
Mehr Zeit für das Wesentliche: Wie digitale Prozesse entlasten
Einleitung In vielen mittelständischen Unternehmen beginnt jeder Arbeitstag bereits mit einem enormen Stapel an Routineaufgaben, die Zeit kosten und Konzentration binden. Ob Rechnungen prüfen, Dokumente sortieren, Informationen zusammensuchen oder handschriftliche Notizen übertragen – all diese kleinen Prozesse summieren sich im Alltag und sorgen dafür, dass die wirklich wichtigen Aufgaben zu kurz kommen. Viele Teams verbringen […]